Avant le congrès, le rôle du président de séance est de sélectionner les commentateurs pour les articles. Dans la période précédant le congrès, le site Web affichera une liste des commentateurs potentiels, liste qui sera classée selon les domaines et les méthodologies de recherche (théorique ou empirique). Les présidents de séance devraient communiquer par courriel avec les candidats potentiels et solliciter leur participation. Si, après de nombreux efforts et des tentatives répétées, un président de séance est incapable de trouver des candidats externes pour la discussion, deux options sont possibles : 1) on pourra demander aux personnes présentant un article de discuter des articles d'autres personnes selon la méthode du chacun son tour; 2) la séance n'inclura pas de discussion formelle et laissera place aux questions du public. Cependant, il doit être clair que ces deux options ne doivent être considérées qu'à titre de solution de rechange, pas comme scénario par défaut.

Les présidents de séance devraient répartir le temps pour la présentation de chaque article et pour la discussion de façon équitable et égale pour tous les participants. Les séances doivent commencer à l'heure et les articles doivent être présentés selon l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le programme du congrès. Pour une séance type de 90 minutes avec présentation de 3 articles, chaque personne devrait avoir de 18 à 20 minutes pour présenter son article, après quoi, de 5 à 8 minutes seraient consacrées à la discussion. Les séances où il n'y a pas de commentateurs officiels devraient laisser de 22 à 25 minutes pour la présentation et 5 minutes pour une période de questions du public. Le président de séance mesurera le temps et informera la personne présentant un article du temps qu'il lui reste aux moments appropriés. (Voir les affiches ci-dessous.) Si un orateur dépasse de plus de deux minutes son temps de présentation, le président a le droit de le couper et de passer à la discussion ou à la prochaine présentation.

Offertes sans frais par William Robson de l'Institut C.D. Howe, vous pouvez voir ci-dessous les images des affiches (papier collé sur un panneau indicateur) qu'il a utilisées dernièrement lors d'un congrès. Elles ont été d'une grande utilité pour bien gérer le temps alloué à chacun des orateurs.

• Affiche de 5 minutes
• Affiche de 3 minutes
• Affiche de 1 minute
• Affiche du temps écoulé

Les salles seront munies de l'équipement informatique nécessaire aux présentations de type PowerPoint ou PDF. Nous invitons les présentateurs à utiliser cette technologie. Pour cela, on leur demande de :

1. vous envoyer le fichier de leur présentation au moins une semaine avant le début du congrès, afin que vous ayez l'option de l'installer à l'avance sur votre propre clé USB ;
2. se présenter dans la salle au moins dix minutes avant début de la séance ;
3. apporter avec eux leur fichier sur une clé USB ;
4. songer à apporter également leur présentation sur transparents, comme solution de rechange en cas de panne du système informatique.

On demande aux présidents de séance de prendre note pendant les séances a) de l'assistance; b) de la pertinence des orateurs; c) du caractère adéquat des outils de présentation et des installations disponibles; et d) de tout fait inusité ou digne de mention qui devrait être porté à l'attention du responsable du congrès ou de l'organisateur local.