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Renseignements aux présidents de séance

Les présidents de séance doivent répartir le temps de façon équitable entre les différentes présentations. Les séances doivent commencer à l'heure et les présentations doivent être faites dans l'ordre qui apparaît dans le programme du congrès. Les présidents ont une certaine latitude dans l’organisation du temps, mais voici quelques exemples, à titre de suggestions. Pour une séance de 3 présentations, chaque personne devrait avoir 18 minutes pour la présentation comme telle, puis 5 minutes seront consacrées au(x) commentateur(s), et, enfin le reste du temps sera consacré aux commentaires et aux questions du public. Au cours d’une séance où il n'y a pas de commentateur, on accordera 20 minutes à la présentation, et le reste sera consacré aux commentaires et aux questions du public. Dans le cas de séances comportant un plus grand nombre de présentations, il est particulièrement important que les présidents précisent aux conférenciers et aux commentateurs le temps qui leur est accordé.

Les présidents de séance mesurent le temps et informent les conférenciers et les commentateurs du temps qu'il leur reste (voir les affiches ci-dessous.) Si une personne dépasse de plus de deux minutes le temps qui lui est alloué, les présidents peuvent fermer le haut-parleur et passer à la discussion ou à la présentation suivante.

William Robson, de l'Institut C.D. Howe, a utilisé à quelques reprises les affiches suivantes, qui ont été d'une grande utilité. Les présidents de séance peuvent maintenant s’en servir (il suffit de coller l’image sur un carton).

Les salles sont munies de l'équipement informatique nécessaire aux présentations PowerPoint et PDF. Nous invitons les conférenciers et les commentateurs à utiliser ces outils. Pour cela, ils doivent :

1. envoyer le fichier de leur présentation à la personne qui préside leur séance au moins une semaine avant le congrès, afin qu’elle ait la possibilité de préparer à l'avance l'installation sur l'ordinateur en utilisant sa clé USB ;

2. se présenter dans la salle au moins 10 minutes avant début de la séance ;

3. apporter avec eux le fichier sur une clé USB, en plus de l’avoir envoyé au président ou à la présidente de la séance.

Des étudiants familiers avec ces outils informatiques seront sur place pour offrir de l’aide. Mais nous conseillons aux présidents de séance d'arriver suffisamment à l'avance dans la salle, afin de s’assurer que tout est prêt et que la séance pourra commencer à l’heure et se dérouler sans problème.

Afin d’obtenir les adresses courriel du ou des conférenciers et commentateurs d’une séance, vous devez ouvrir une session sur my.economics.ca. Cliquez sur « Conference Schedule », dans la colonne de gauche, pour obtenir la listedes conférenciers et des participants ; cliquez ensuite sur un nom pour faire apparaître le courriel que vous cherchez.


 

 
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